سخنی با مشاوران
سخنی که در این صفحه داریم، حاصل سال‌ها مشاوره اجرایی در صنایع مختلف کشور می‌باشد.
و بیشتر از جنس درد دل دوستانه است.
مشاورین عزیز سازمانی عمدتاً در سه سطح، مشاوره انجام می‌دهند.
1- ارزیابی: سازمان متقاضی را مطابق با یک مدل ارزیابی می‌کنند و در برخی موارد ممیزی انجام می‌دهند. این کار در نهایت برای پیدا کردن فاصله شرکت از ابعاد مختلف با بهترین‌ها و یا مدل تعالی است.
2- مشاوره همراه با تیم اجرایی در داخل سازمان: در این زمینه برای پروژه‌های خاص قرارداد مشاوره بسته می‌شود. مشاور با حضور در سازمان متقاضی توصیه‌هایی خاصل از تجربه و دانش خود و وضعیت شرکت و صنعت ارائه می‌نماید و گروهی در داخل شرکت مسئولیت انجام کارهایی که مشاور به آن‌ها می‌گوید، هستند.
3- مشاور اجرایی: در این حالت مشاور صرفاً راه را نشان نمی‌دهد، بلکه خود نیز تیمی را در سازمان مستقر می‌کند تا موارد توصیه شده را اجرا کنند.
و در ادامه توضیح داده می‌شود که اگر شما در هر کدام از فیلدهای بالا فعالیت دارید،
مجموعه‌های ویکی‌چک‌لیست چه کمکی به شما خواهد کرد.
1- ارزیابی و ممیزی و تهیه نقشه راه بهبود:
معمولاً در ارزیابی منطق و مدل‌های مختلفی را استفاده می‌کنند که معروف‌ترین آن‌ها منطق رادار می‌باشد. در بخش جاری سازی این منطق، تمرکز بر این است که میزان جاری سازی شدن، ساختاریافته بودن و سیستمی بودن را ارزیابی کنند. در بخش جاری سازی باید تمام فرم‌ها و چک‌لیست‌ها منطبق بر روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌های تکمیل شده و در حال استفاده باشد. مشاور باید در این مرحله تسلط کافی بر انواع فرم و چک‌لیست منطبق بر روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها تکمیل شده و در حال استفاده باشد. مشاور باید در این مرحله تسلط کافی بر انواع فرم و چک‌لیست و آیتم‌های آن داشته باشد. همچنین باید روی دستورالعمل‌های درست و مناسب اشراف داشته باشد تا بتواند ارزیابی صحیحی داشته باشد.
آنچه که ارزیاب دنبال آن است، شواهد است. جمع‌آوری شواهد منطبق بر فرم‌ها و چک‌لیست‌ها (چه کاغذی و چه نرم‌افزاری) می‌باشد. حتی اگر شما خودتان ارزیاب نباشید قطعاً در دوران کاری خود با ارزیابان ارتباط داشته‌اید و می‌دانید که ارزیابان در زمان سایت ویزیت (حضور در سازمان در زمان ارزیابی) مستنداتی که لازم دارند، مجموعه‌های فرم، چک‌لیست، روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها است. وقتی تمرکز ارزیابی بر این است پس تسلط شما به عنوان مشاور هم باید بر روی فرم‌ها، چک‌لیست‌ها و دستورالعمل‌ها به همان میزان زیاد باشد.
2- مشاور ناظر بر کار:
این سبک از مشاوره را خیلی از مشاورین در ایران انتخاب کرده‌اند و انجام می‌دهند. در این سبک مشاور ضمانتی در اجرا نمی‌دهد. مشاور به یک تیم پیاده‌سازی مستقر در سازمان مشاوره می‌دهد، منتها اینکه خود مشاور نیروی مستقیم بگذارد و حالت پیمانکاری کارهایی انجام دهد، نیست. مشاور در این حالت معمولاً بر کار تیم اجرایی (که می‌تواند از خود سازمان باشد یا از بیرون سازمان) نظارت دارد.
آیا این سبک جواب می‌دهد؟
اگر درست انجام شود می‌تواند اثربخش باشد.
درست انجام شدن بدین معنی است که اولاً پایلوت محور کار انجام شود، ثانیاً بر تیم اجرایی نظارت درست و بهنگام انجام گردد، ثالثاً روی انجام کار بگونه‌ای نظارت انجام شود که گویی انجام کار نیز متعلق به مشاور است.
در تمام این سه مورد درگیری کامل مشاور در پروژه اجرایی را می‌طلبد. مشاور نمی‌تواند خود را کنار بکشد و صرفاً از دور دستی بر آتش داشته باشد. مشاور باید در اجرا تسلط داشته باشد که بتواند نظارت کند. تسلط بر اجرا یعنی تسلط بر پیاده‌سازی و هر جا صحبت از پیاده‌سازی شد یعنی قطعاً درگیر فرم و چک‌لیست و دستورالعمل خواهید بود.
3- مشاوره همراه با اجرای کار:
برخی از پروژه‌های مشاوره به همراه پیاده‌سازی است. یعنی صرفاً داکیومنت تحویل مشتری نخواهد شد، بلکه باید تا رسیدن به نتیجه نهایی پیاده‌سازی آنچه که در مشاوره به آن رسیده‌ایم (Az is ==>> To be) را پیاده‌سازی کند.
در پروژه‌های مشاوره همراه با پیاده‌سازی کار بصورت تیمی و توسط تیم مشاوره انجام می‌پذیرد. سرعت کار در این نوع مشاوره بالاتر است. ولی عیب این کار این است که بعد از رفتن مشاور از سازمان به یکباره خلایی ایجاد می‌گردد که شرکت اگر آمادگی نداشته باشد دچار سکته ناشی از عدم حضور مشاور می‌گردد.
نکته اول:
مشاور که قرار نیست سالیان سال در سازمان حضور داشته باشد. (اگر اینجور بود که می‌شد کارمند سازمان)، بلکه در یک تاریخی که زمان اتمام پروژه است، او می‌رود و سازمان می‌ماند و ادامه پروژه. اگر در زمان حضور مشاور و زمان انجام پروژه، تیمی داخلی تربیت شده باشد و در اجرا نیز درگیر شده باشد معمولاً این مشکل برای سازمان بوجود نمی‌آید. پس باز هم می‌رسیم به اهمیت زمان پیاده‌سازی. در زمان پیاده‌سازی اگر شما مشاور باشید که باید تسلط کافی بر پیاده‌سازی داشته باشید و اگر کارمند باشید باز هم باید همراه مشاور باشید تا پس از رفتن او بتوانید ادامه دهید. مجدد تاکید می‌کنیم پیاده‌سازی بدون فرم و چک‌لیست و روش اجرایی نمی‌تواند انجام پذیرد. لذا در این بخش نیز مجموعه‌های ویکی‌چک‌لیست راه‌گشای شما خواهد بود.
نکته دوم:
یک نکته روان‌شناسی را خدمت شما مشاور محترم عرض کنم و آن این است که معمولاً هر چقدر شما دانش و مهارت عالی داشته باشید منتها در پایان کار مشاوره، زحمات شما از دید کارفرما (مشتری) همیشه کم و اندک ارزیابی می‌شود. چرا که معمولاً زحمات شما خیلی نمود بیرونی ندارد و بخشی از کار شما مطالعاتی و میدانی است و بخشی نیز تاثیر خود را بر فرهنگ سازمانی، سطح دانش کارکنان، ارتقای دانش سازمان، ارتقای برند و خلق نتایج پایدار در آینده دارد. اینها شاید از دید برخی مدیران پنهان باشد. آنچه که خروجی کار شما را می‌تواند حداقل برای این مدیران نیز ارضاءکننده نشان دهد، مجموعه دستورالعمل و روش‌های اجرایی و یا فرم‌هایی است که هم اکنون به واسطه حضور شما در سازمان جاری است و برای مدیران قابل رویت است. اگرچه نتایج مشاوره شما در آینده نیز آن‌ها را شگفت زده خواهد کرد.